Die Umsetzungsfrist der EU-Entgelttransparenzrichtlinie endet am 7. Juni 2026. Diese Checkliste gibt Ihnen eine strukturierte Anleitung, um Ihr Unternehmen Schritt für Schritt auf die neuen Anforderungen vorzubereiten.
Schritt 1: Dateninventur durchführen
Identifizieren Sie alle Quellen vergütungsrelevanter Daten in Ihrem Unternehmen. Typische Systeme: Payroll (DATEV, SAP HCM, Personio), Personalstammdaten, manuelle Listen, Arbeitsverträge.
Erfassen Sie: Grundgehalt, variable Vergütung (Boni, Prämien, Provisionen), Zulagen (Schicht-, Funktions-, Marktzulage), Sachleistungen (Dienstwagen, bAV-Zuschüsse), Arbeitszeitmodell (VZ/TZ, Wochenstunden) und demografische Daten (Geschlecht, Eintrittsdatum, Geburtsdatum).
Schritt 2: Stellenbewertung und Funktionsgruppen definieren
Gruppieren Sie gleichwertige Tätigkeiten in Kategorien. Nutzen Sie ein anerkanntes Stellenbewertungssystem (analytisch oder summarisch). Definieren Sie Funktionsfamilien (z. B. Vertrieb, Technik, Administration) und Karrierestufen (Junior, Professional, Senior, Lead, Manager, Director).
Diese Struktur bildet die Grundlage für die kategoriebasierte Pay-Gap-Analyse nach Art. 9 und für die Ableitung von Gehaltsbändern nach Art. 5.
Schritt 3: Unbereinigten Pay Gap berechnen
Berechnen Sie das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle auf Unternehmensebene — als Mittelwert und Median. Berücksichtigen Sie dabei alle Entgeltbestandteile und rechnen Sie Teilzeitgehälter auf Vollzeitäquivalente (FTE) um.
Dieser Wert gibt Ihnen einen ersten Überblick und entspricht dem ersten Pflichtindikator nach Art. 9.
Schritt 4: Wage Influencing Factors (WIF) identifizieren
Bestimmen Sie die objektiven Faktoren, die in Ihrem Unternehmen Vergütungsunterschiede legitimerweise erklären. Typische WIF:
- Berufserfahrung (Jahre im Beruf, Jahre in der Funktion)
- Qualifikation (Ausbildung, akademischer Abschluss, Zertifizierungen)
- Arbeitszeit (Vollzeit/Teilzeit, Überstundenregelungen)
- Verantwortungsebene (Führungsspanne, Budgetverantwortung)
- Standort (regionale Vergütungsunterschiede)
- Leistungsbewertung (sofern objektiv und dokumentiert)
Dokumentieren Sie die Auswahl und Begründung der WIF — diese Dokumentation ist Teil Ihrer Verteidigungslinie bei Art. 18.
Schritt 5: Bereinigten Pay Gap berechnen
Bereinigen Sie das Entgeltgefälle um die identifizierten WIF. Idealerweise verwenden Sie eine multivariate Regressionsanalyse, die den Einfluss jedes Faktors isoliert quantifiziert. Das Ergebnis zeigt den Entgeltunterschied, der nicht durch objektive Faktoren erklärbar ist.
Schritt 6: 5 %-Schwelle prüfen
Prüfen Sie für jede Arbeitnehmerkategorie (Funktionsgruppe), ob das Entgeltgefälle 5 % oder mehr beträgt. Wenn ja: Können Sie das Gefälle durch objektive, geschlechtsneutrale Faktoren erklären? Falls nicht, ist eine gemeinsame Entgeltbewertung nach Art. 9 Abs. 2 i. V. m. Art. 10 erforderlich.
Schritt 7: Maßnahmenplan erstellen
Für Kategorien mit ungerechtfertigtem Gefälle: Erstellen Sie einen konkreten Maßnahmenplan gemäß Art. 11. Typische Maßnahmen:
- Gezielte Gehaltsanpassungen für benachteiligte Beschäftigte
- Überarbeitung der Vergütungsrichtlinien
- Schulung von Führungskräften zu geschlechtsneutraler Gehaltsfindung
- Einführung strukturierter Gehaltsreviews mit Gleichheitsprüfung
Versehen Sie jede Maßnahme mit Verantwortlichkeit, Zeitrahmen und Erfolgskennzahl.
Schritt 8: Gehaltsbänder definieren
Leiten Sie aus Ihrer Vergütungsanalyse transparente Gehaltsbänder ab (Art. 5/Art. 9). Definieren Sie Minimum, Midpoint und Maximum für jede Funktionsgruppe und Karrierestufe. Prüfen Sie, dass die Bänder geschlechtsneutral besetzt sind.
Schritt 9: Auskunftsprozess einrichten
Implementieren Sie einen effizienten Prozess für Auskunftsanfragen nach Art. 7. Klären Sie: Wer nimmt die Anfrage entgegen? Welche Daten werden bereitgestellt? In welchem Format? Wie wird die 2-Monats-Frist sichergestellt?
Schulen Sie alle HR-Mitarbeiter im Umgang mit Auskunftsanfragen und stellen Sie sicher, dass die Prozesse DSGVO-konform sind.
Schritt 10: Bericht erstellen und einreichen
Erstellen Sie den vollständigen Entgelttransparenzbericht mit allen fünf Pflichtindikatoren nach Art. 9. Bereiten Sie den Bericht sowohl für die zuständige Behörde als auch für die interne Kommunikation (Betriebsrat, Geschäftsleitung) auf.
Reichen Sie den Bericht fristgerecht ein und archivieren Sie alle zugrunde liegenden Berechnungen und Daten.
Alle Schritte — in einer Plattform
CompLens bildet alle zehn Schritte dieser Checkliste in einer integrierten Plattform ab: von der Dateninventur über die automatisierte Berechnung aller Pflichtindikatoren bis zum fertigen Bericht. Kein Excel, kein manueller Aufwand, vollständiger Audit-Trail.
Starten Sie jetzt mit CompLens — und verwandeln Sie eine regulatorische Pflicht in einen Wettbewerbsvorteil.