EU-Entgelttransparenzrichtlinie 2023/970 — Der vollständige Leitfaden für Arbeitgeber

Am 10. Mai 2023 trat die EU-Entgelttransparenzrichtlinie 2023/970 in Kraft — ein Meilenstein für die Lohngleichheit in Europa. Bis spätestens 7. Juni 2026 müssen alle Mitgliedstaaten die Richtlinie in nationales Recht umsetzen. Für Arbeitgeber in Deutschland bedeutet das: grundlegende Veränderungen in der Vergütungspraxis, neue Berichtspflichten und ein erheblich gestärktes Auskunftsrecht der Beschäftigten.

Dieser Leitfaden richtet sich an HR-Direktorinnen und -Direktoren, Compensation & Benefits Manager und Geschäftsleitungen. Er fasst die wesentlichen Pflichten zusammen, ordnet sie in den deutschen Rechtsrahmen ein und zeigt konkrete Umsetzungsschritte auf.

1. Was ist die Richtlinie 2023/970?

Die Richtlinie (EU) 2023/970 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 10. Mai 2023 zur Stärkung der Anwendung des Grundsatzes des gleichen Entgelts für Männer und Frauen bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit durch Entgelttransparenz und Durchsetzungsmechanismen ersetzt keine bestehende Regelung, sondern ergänzt und verschärft den bisherigen Rechtsrahmen erheblich.

Die Richtlinie verfolgt drei Kernziele:

1. Transparenz vor und während des Arbeitsverhältnisses — Bewerberinnen und Bewerber erhalten das Recht auf Auskunft über die Einstiegsvergütung oder deren Spanne (Art. 5). Beschäftigte können jederzeit Auskunft über ihr individuelles Entgeltniveau und die durchschnittlichen Entgeltniveaus, aufgeschlüsselt nach Geschlecht, für Gruppen von Arbeitnehmern verlangen, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten (Art. 7).
2. Berichterstattung und gemeinsame Entgeltbewertung — Unternehmen ab einer bestimmten Größe müssen regelmäßig über den geschlechtsspezifischen Entgeltunterschied berichten (Art. 9). Zeigt der Bericht eine nicht gerechtfertigte Lücke von mindestens 5 %, ist eine gemeinsame Entgeltbewertung mit der Arbeitnehmervertretung durchzuführen.
3. Durchsetzung und Rechtsschutz — Die Richtlinie kehrt die Beweislast um (Art. 18): Zeigt eine Beschäftigte oder ein Beschäftigter Tatsachen auf, die eine Entgeltdiskriminierung vermuten lassen, muss der Arbeitgeber beweisen, dass keine Diskriminierung vorliegt. Hinzu kommen Vorschriften zu Schadenersatz, Sanktionen und Verbandsklagerechten.

2. Zeitplan: Wann gelten die Pflichten?

Die Umsetzungsfrist für die Mitgliedstaaten endet am 7. Juni 2026. Deutschland muss bis dahin das bestehende Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) entsprechend novellieren oder ein neues Gesetz verabschieden. Die Berichtspflichten nach Art. 9 greifen dann gestaffelt:

Wichtig: Die Schwellenwerte beziehen sich auf die Gesamtzahl der Beschäftigten einschließlich Teilzeitkräfte. Mitgliedstaaten können die Berichtspflicht auf Unternehmen mit weniger als 100 Beschäftigten ausweiten — eine Option, die der deutsche Gesetzgeber prüfen wird.

3. Art. 5 — Transparenz bei Stellenausschreibungen

Artikel 5 verpflichtet Arbeitgeber, Bewerberinnen und Bewerbern vor dem Vorstellungsgespräch — etwa in der Stellenausschreibung — das Einstiegsentgelt oder die Entgeltspanne mitzuteilen. Diese Angabe muss auf objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien beruhen.

Darüber hinaus dürfen Arbeitgeber Bewerberinnen und Bewerber nicht nach ihrem bisherigen Gehalt fragen (Art. 5 Abs. 2). Dies zielt darauf ab, historische Entgeltungleichheiten nicht in neue Arbeitsverhältnisse zu übertragen.

Für Unternehmen mit bestehenden Tarifstrukturen (TVöD, TV-L, ERA) ist diese Anforderung vergleichsweise einfach zu erfüllen, da die Eingruppierung transparent geregelt ist. Für nicht tarifgebundene Unternehmen mit individuellen Gehaltsverhandlungen bedeutet Art. 5 einen Paradigmenwechsel.

4. Art. 7 — Auskunftsrecht der Beschäftigten

Beschäftigte erhalten das Recht, schriftlich Auskunft über ihr individuelles Entgeltniveau und die durchschnittlichen Entgeltniveaus, aufgeschlüsselt nach Geschlecht, für die Gruppe der Beschäftigten zu verlangen, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten.

Der Arbeitgeber muss innerhalb von zwei Monaten antworten. Die Information muss in einem barrierefreien Format bereitgestellt werden. Beschäftigte dürfen diese Information offenlegen — jede vertragliche Verschwiegenheitsklausel, die dies untersagt, ist unwirksam (Art. 7 Abs. 5).

Im Vergleich zum bisherigen deutschen EntgTranspG (das einen Auskunftsanspruch erst ab 200 Beschäftigten vorsieht und auf den Median abstellt) ist das neue Auskunftsrecht deutlich umfassender: Es gilt unabhängig von der Unternehmensgröße und umfasst Durchschnittswerte statt nur den Median.

5. Art. 9 — Berichterstattung über das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle

Art. 9 bildet das Herzstück der neuen Berichtspflichten. Arbeitgeber müssen der zuständigen nationalen Behörde folgende Informationen übermitteln:

1. Geschlechtsspezifisches Entgeltgefälle — berechnet als Differenz des durchschnittlichen Entgelts (Mittelwert und Median) aller weiblichen und männlichen Beschäftigten, ausgedrückt als Prozentsatz des durchschnittlichen Entgelts der männlichen Beschäftigten.
2. Geschlechtsspezifisches Entgeltgefälle bei ergänzenden und variablen Bestandteilen — Boni, Prämien, Sachleistungen und sonstige Vergütungsbestandteile jenseits des Grundgehalts.
3. Medianes Entgeltgefälle — derselbe Indikator, berechnet auf Basis des Medians statt des Mittelwerts.
4. Anteil weiblicher und männlicher Beschäftigter in jedem Entgeltquartil — die Belegschaft wird nach Entgelthöhe in vier gleich große Gruppen unterteilt; für jedes Quartil wird der Frauenanteil berichtet.
5. Entgeltgefälle nach Kategorien von Arbeitnehmern — aufgeschlüsselt nach Gruppen, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten, jeweils als Mittelwert und Median.

5.1 Gemeinsame Entgeltbewertung (Art. 9 Abs. 2)

Zeigt der Bericht in einer Kategorie von Arbeitnehmern ein Entgeltgefälle von mindestens 5 %, das der Arbeitgeber nicht durch objektive, geschlechtsneutrale Faktorenrechtfertigen kann, und hat der Arbeitgeber dieses Gefälle nicht innerhalb von sechs Monaten nach Einreichung des Berichts behoben, so ist er verpflichtet, gemeinsam mit der Arbeitnehmervertretung eine gemeinsame Entgeltbewertung durchzuführen.

Diese Bewertung umfasst nach Art. 10:

• Eine Analyse der Zusammensetzung der weiblichen und männlichen Belegschaft
• Detaillierte Informationen über das Entgelt für gleiche oder gleichwertige Arbeit
• Analyse der Gründe für das festgestellte Gefälle
• Maßnahmen zur Beseitigung ungerechtfertigter Unterschiede
• Bewertung der Wirksamkeit früherer Maßnahmen

6. Art. 11 — Maßnahmen zur Beseitigung

Ergibt die gemeinsame Entgeltbewertung ungerechtfertigte Unterschiede, muss der Arbeitgeber innerhalb einer angemessenen Frist Maßnahmen ergreifen. Die Richtlinie nennt ausdrücklich:

• Anpassung der Vergütung benachteiligter Beschäftigter
• Überprüfung und Korrektur der Vergütungssysteme
• Gezielte Schulungsmaßnahmen
• Strukturelle Maßnahmen in der Personalpolitik

Unterlässt der Arbeitgeber wirksame Maßnahmen, drohen Sanktionen gemäß Art. 23 — darunter Geldbußen, die nach dem Willen des Richtliniengebers wirksam, verhältnismäßig und abschreckend sein müssen.

7. Sanktionen und Durchsetzung

Die konkreten Sanktionen legt der nationale Gesetzgeber fest. Die Richtlinie gibt jedoch vor, dass sie Geldbußen umfassen müssen (Art. 23 Abs. 2). Dabei sind Mindesthöhen vorgesehen, die sich am Umsatz oder der Gesamtentgeltsumme des Unternehmens orientieren können.

Für Beschäftigte enthält die Richtlinie starke Rechtsschutzinstrumente:

• Schadenersatz und Entschädigung (Art. 16) — vollständige Nachzahlung zuzüglich Zinsen und Ersatz immaterieller Schäden
• Verbandsklagerecht (Art. 15) — Gewerkschaften und Gleichstellungsstellen können im Namen von Beschäftigten klagen
• Beweislastumkehr (Art. 18) — siehe Abschnitt 8

8. Art. 18 — Beweislastumkehr

Die Beweislastumkehr nach Art. 18 ist für Arbeitgeber die wohl folgenreichste Neuerung. Das Prinzip: Legt eine Beschäftigte oder ein Beschäftigter Tatsachen glaubhaft dar, die eine unmittelbare oder mittelbare Entgeltdiskriminierung vermuten lassen, so obliegt es dem Arbeitgeber, zu beweisen, dass keine Diskriminierung vorliegt.

In der Praxis bedeutet dies: Ein Gehaltsunterschied zwischen einer Mitarbeiterin und ihrem männlichen Kollegen in vergleichbarer Position reicht als Anfangsbeweis aus. Der Arbeitgeber muss dann nachweisen, dass der Unterschied auf objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien beruht — etwa Berufserfahrung, spezifische Qualifikationen oder vertraglich vereinbarte Leistungskomponenten.

Ohne lückenlose Dokumentation der Vergütungsentscheidungen wird dieser Nachweis schwer zu führen sein. Arbeitgeber, die keine systematische Entgeltstruktur vorhalten, setzen sich einem erheblichen Prozessrisiko aus.

9. Verhältnis zum deutschen EntgTranspG

Das bestehende Entgelttransparenzgesetz von 2017 wird durch die Umsetzung der Richtlinie erheblich erweitert. Die wichtigsten Unterschiede:

Es ist zu erwarten, dass der deutsche Gesetzgeber das EntgTranspG umfassend novelliert. Die genaue Ausgestaltung — insbesondere die Höhe der Bußgelder und die zuständige Aufsichtsbehörde — wird sich im parlamentarischen Prozess entscheiden.

10. Praktische Umsetzungsschritte

Unabhängig davon, wie der deutsche Gesetzgeber die Richtlinie umsetzt, sollten Arbeitgeber bereits jetzt mit der Vorbereitung beginnen. Die folgenden Schritte haben sich in der Praxis bewährt:

1. Dateninventur durchführen — Erfassen Sie alle vergütungsrelevanten Daten: Grundgehalt, variable Vergütung, Zulagen, Sachleistungen. Identifizieren Sie Datenquellen und -lücken.
2. Stellenbewertung und Funktionsgruppen definieren — Gruppieren Sie gleichwertige Tätigkeiten in Kategorien. Nutzen Sie anerkannte Bewertungsverfahren (analytische Stellenbewertung, Hay-Methode, Mercer IPE oder vergleichbare Systeme).
3. Unbereinigten Pay Gap berechnen — Ermitteln Sie das Entgeltgefälle (Mittelwert und Median) auf Gesamtunternehmens- und Kategorieebene.
4. Wage Influencing Factors (WIF) identifizieren — Bestimmen Sie die objektiven Faktoren, die Vergütungsunterschiede legitimerweise erklären: Berufserfahrung, Qualifikation, Arbeitszeit, Standort, Verantwortungsebene.
5. Bereinigten Pay Gap berechnen — Bereinigen Sie das Gefälle um die identifizierten WIF mithilfe multivariater Regressionsanalyse.
6. 5 %-Schwelle prüfen — Liegt das bereinigte Gefälle in einer Kategorie bei 5 % oder darüber, ist eine vertiefte Analyse und ggf. eine gemeinsame Entgeltbewertung erforderlich.
7. Maßnahmenplan erstellen — Definieren Sie konkrete Korrekturmaßnahmen mit Zeitrahmen und Verantwortlichkeiten.
8. Gehaltsbänder einführen oder anpassen — Stellen Sie sicher, dass Ihre Vergütungsstruktur transparent und nachvollziehbar ist.
9. Auskunftsprozess aufsetzen — Implementieren Sie einen effizienten Prozess für Auskunftsanfragen nach Art. 7.
10. Bericht erstellen und einreichen — Generieren Sie den vorgeschriebenen Bericht im geforderten Format und reichen Sie ihn fristgerecht ein.

11. Wie CompLens diese Anforderungen automatisiert

CompLens wurde speziell für die Anforderungen der EU-Entgelttransparenzrichtlinie entwickelt und bildet den gesamten Compliance-Prozess in einer Plattform ab:

• Automatisierte Datenanalyse — Import Ihrer Gehaltsdaten per CSV oder direkte HRIS-Anbindung. CompLens berechnet den unbereinigten und bereinigten Pay Gap auf allen erforderlichen Ebenen.
• 3-stufige Analyse — Unbereinigter Gap, WIF-bereinigte Analyse und kategoriebasierte Detailanalyse — exakt die Kennzahlen, die Art. 9 fordert.
• Gehaltsbänder und Stellenarchitektur — Definieren Sie Funktionsfamilien, Karrierestufen und Gehaltsbänder direkt im System.
• Revisionssicherer Audit-Trail — Jede Berechnung, jede Anpassung und jede Auskunftserteilung wird dokumentiert — Ihre Verteidigungslinie bei Beweislastumkehr.
• Berichtsexport — Generieren Sie den vollständigen Entgelttransparenzbericht als PDF und Präsentation — ready to submit.

Fazit

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie 2023/970 markiert einen Paradigmenwechsel in der europäischen Vergütungspraxis. Für Arbeitgeber bedeutet sie neue Pflichten in der Berichterstattung, erweiterte Auskunftsrechte der Beschäftigten und — durch die Beweislastumkehr — ein deutlich erhöhtes Rechtsrisiko bei unstrukturierten Vergütungssystemen.

Unternehmen, die frühzeitig handeln, gewinnen nicht nur Compliance-Sicherheit, sondern auch einen Wettbewerbsvorteil im Arbeitgebermarkt: Transparente Vergütung ist ein zunehmend entscheidender Faktor für Arbeitgeberattraktivität und Mitarbeiterbindung.

Der 7. Juni 2026 ist kein fernes Datum — er ist der Startpunkt einer neuen Ära der Vergütungstransparenz. Die Vorbereitung beginnt jetzt.