Entgelttransparenzgesetz: Auskunftsanspruch richtig bearbeiten

Der Auskunftsanspruch nach dem Entgelttransparenzgesetz ist kein formloser Anspruch auf die Gehaltsliste der Vergleichsgruppe. Das geltende deutsche Gesetz regelt, wer Auskunft verlangen kann, welche Vergleichstätigkeit zu benennen ist, welche Kennzahlen herausgegeben werden und wie der Datenschutz der betroffenen Beschäftigten gewahrt wird. Art. 7 der EU-Entgelttransparenzrichtlinie wird diesen Rahmen nach der deutschen Umsetzung deutlich erweitern.

Die wichtigsten Antworten

1. Wer hat heute einen gesetzlichen Auskunftsanspruch?

Nach § 12 Abs. 1 EntgTranspG besteht der Anspruch in Betrieben mit in der Regel mehr als 200 Beschäftigten bei demselben Arbeitgeber. Entscheidend ist damit nicht allein die Konzern- oder Unternehmensgröße. Der konkrete Betrieb und der Arbeitgeber müssen geprüft werden.

Das Entgeltgleichheitsgebot gilt dagegen nicht erst ab 201 oder 501 Beschäftigten. Das Verbot einer geschlechtsbezogenen Benachteiligung beim Entgelt besteht unabhängig von dieser Verfahrensschwelle. Die Schwelle begrenzt den besonderen Auskunftsprozess nach den §§ 10 bis 16 EntgTranspG, nicht den Grundsatz gleichen Entgelts.

2. Was muss die anfragende Person benennen?

Das Auskunftsverlangen ist in Textform zu stellen. Die anfragende Person muss in zumutbarer Weise eine gleiche oder gleichwertige Tätigkeit als Vergleichstätigkeit benennen. Sie kann Informationen zum durchschnittlichen monatlichen Bruttoentgelt und zu bis zu zwei einzelnen Entgeltbestandteilen verlangen.

Zusätzlich umfasst die Auskunft die Kriterien und Verfahren, nach denen das eigene Entgelt und das Entgelt der Vergleichstätigkeit festgelegt werden. Gerade dieser Teil wird in der Praxis häufig unterschätzt: Eine Zahl ohne nachvollziehbare Entgeltkriterien beantwortet die strukturelle Frage nur unvollständig.

3. Wer beantwortet die Anfrage?

Die Zuständigkeit hängt von Tarifbindung, Tarifanwendung und Betriebsrat ab. Bei tarifgebundenen oder tarifanwendenden Arbeitgebern wenden sich Beschäftigte grundsätzlich an den Betriebsrat. Bei nicht tarifgebundenen und nicht tarifanwendenden Arbeitgebern ist grundsätzlich der Arbeitgeber zuständig; besteht ein Betriebsrat, gelten besondere Verfahrensregeln.

Nicht tarifgebundene und nicht tarifanwendende Arbeitgeber oder der zuständige Betriebsrat müssen die verlangte Auskunft grundsätzlich innerhalb von drei Monaten in Textform erteilen. Das Unternehmen sollte daher vorab festlegen, welche Stelle Anfragen entgegennimmt, Daten prüft, den Betriebsrat einbindet und die Antwort freigibt.

4. Wie wird das Vergleichsentgelt gebildet?

Das EntgTranspG sieht den auf Vollzeitäquivalente hochgerechneten statistischen Median des durchschnittlichen monatlichen Bruttoentgelts der Vergleichsgruppe des jeweils anderen Geschlechts vor. Die Auskunft ist kein Anspruch auf individuelle Gehälter namentlich bestimmter Beschäftigter.

Zum Schutz personenbezogener Daten darf das Vergleichsentgelt nicht angegeben werden, wenn weniger als sechs Beschäftigte des anderen Geschlechts die Vergleichstätigkeit ausüben. Zugriff auf die zur Beantwortung erforderlichen Einzeldaten dürfen nur die damit betrauten Personen erhalten.

5. Was ändert Art. 7 der EU-Richtlinie?

Art. 7 der Richtlinie 2023/970 sieht einen weitergehenden Rahmen vor. Beschäftigte sollen Auskunft über ihre individuelle Entgelthöhe und die nach Geschlecht aufgeschlüsselten durchschnittlichen Entgelthöhen für gleiche oder gleichwertige Arbeit erhalten. Arbeitgeber sollen jährlich über dieses Recht und das Verfahren informieren. Die Antwort soll spätestens innerhalb von zwei Monaten erfolgen.

Deutschland hat diese Vorgaben am 22. Oktober 2026 noch nicht umgesetzt. Für private Arbeitgeber sollte deshalb klar dokumentiert werden, ob eine Antwort auf das heute geltende EntgTranspG, auf eine freiwillige weitergehende Transparenzpraxis oder auf eine besondere kollektivrechtliche Regelung gestützt wird.

6. Ein praxistauglicher Prozess in sieben Schritten

1. Anfrage, Identität, Betrieb und Eingangsdatum dokumentieren.
2. Gesetzliche Zuständigkeit und Einbindung des Betriebsrats prüfen.
3. Benannte Vergleichstätigkeit fachlich auf gleiche oder gleichwertige Arbeit prüfen.
4. Vergleichsgruppe und Datenschutzschwelle kontrollieren.
5. Entgeltbestandteile auf Vollzeitäquivalente und denselben Zeitraum normieren.
6. Vergleichsentgelt sowie Kriterien und Verfahren der Entgeltfindung dokumentieren.
7. Antwort in Textform freigeben, versenden und revisionsfähig ablegen.

7. Welche Daten HR dafür vorbereiten sollte

• eindeutige Beschäftigtenkennung und betriebliche Zuordnung,
• Stelle, Tätigkeit, Stellenwert oder nachvollziehbare Vergleichsgruppe,
• Geschlecht im gesetzlich erforderlichen Auswertungsrahmen,
• Arbeitszeit und Vollzeitäquivalent,
• Grundentgelt und relevante einzelne Entgeltbestandteile,
• Kriterien und Verfahren der Entgeltfindung,
• Zuständigkeit, Freigabe und Versandnachweis.

8. Wie CompLens den Prozess unterstützt

CompLens unterstützt bei der Bildung und Prüfung von Vergleichsgruppen, der Berechnung der erforderlichen Kennzahlen und der Vorbereitung einer dokumentierten Auskunft. Die Organisation legt fest, welche Vergleichstätigkeit rechtlich und fachlich einschlägig ist, wer die Antwort freigibt und wie der Betriebsrat beteiligt wird. Die Anwendung ersetzt keine rechtliche Einzelfallprüfung.

Den übergeordneten Umsetzungsstand finden Sie im Beitrag Entgelttransparenzgesetz Deutschland 2026: Was für Arbeitgeber jetzt gilt.

Primärquellen

• § 10 EntgTranspG: Individueller Auskunftsanspruch
• § 12 EntgTranspG: Reichweite und Datenschutz
• Richtlinie (EU) 2023/970, insbesondere Art. 7

Der Beitrag gibt den veröffentlichten Rechtsstand am 22. Oktober 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.